📘 CRM, Operations, Tài chính - Automation Guide

Triển khai đồng bộ quy trình với KiotViet + LarkBase, gồm 14 quy trình, trạng thái, SLA, notify và queue đẩy ngược.

Dự án: Ly Byn Cosmetics

Ngày cập nhật: 15/05/2026

Phiên bản: 2026-05-15

Nguồn: CRM_Operations_Finance_Process_Map.md

1) Mục tiêu tài liệu

Thiết kế chuyển giao quy trình vận hành theo hướng status-driven cho 14 quy trình trong SOP, có: input bắt buộc, trigger, bước duyệt, phân quyền owner, SLA + cảnh báo, action & output sync, và chuẩn hóa thông báo Lark Message.

Source of truth trạng thái: LarkBase, KiotViet là nguồn gốc nghiệp vụ bán hàng – kho – hoàn trả.
Đối chiếu nội bộ bắt buộc theo audit log (người tạo, thời gian, hành động, đính kèm, lý do).
Đẩy ngược lên KiotViet chỉ qua KV Action Queue, không đẩy trực tiếp khi chưa có chỉ thị.

2) Bảng tóm tắt 14 quy trình

Mã	Tên quy trình	Nhóm	Owner tạo	Steps duyệt/chuyển	SLA	Cần push KiotViet?	App đích
FIN-01	Đối trừ công nợ KH	Tài chính	Sale	Sếp Ly → Kế toán → Sale	48h	Có	O7Nfb8Hy2...
FIN-02	Trả thưởng KH (Bank/Tiền mặt)	Tài chính	Sale	Kế toán chi → Sếp Ly → Sếp Nam → TL Linh	72h	Có	O7Nfb8Hy2...
FIN-03	Đề xuất chi tiêu công ty	Tài chính	Nhân sự	Kế toán → Sếp Ly → TL Linh	24h	Có	O7Nfb8Hy2...
FIN-04	Xóa/Sửa phiếu kế toán	Tài chính	Kế toán	Sếp Nam	12h	Có	O7Nfb8Hy2...
OPS-01	Xử lý đơn hàng tiêu chuẩn	Kho/CCƯ	Sale	QL Kho → NV Kho → Ship → Sale	24h	Có	UZjRboet...
OPS-02	Kiểm kê kho định kỳ	Kho/CCƯ	QL Kho Sơn	NV Kho → QL Kho → Kế toán/Sếp	168h	Có	UZjRboet...
OPS-03	Chuyển hàng giữa các kho	Kho/CCƯ	Nhân sự Hải	Thu mua → QL Kho	48h	Có	UZjRboet...
OPS-04	Điều chỉnh giá nhập	Kho/CCƯ	Thu mua	NV nhập hàng → Sếp Nam → Thu mua	48h	Có	UZjRboet...
OPS-05	Điều chỉnh giá vốn	Kho/CCƯ	Thu mua	NV nhập hàng → Thu mua đối chiếu → Chốt	48h	Có	UZjRboet...
RET-01	Hủy đơn hàng phát sinh	Hoàn/Đổi	Sale	Sếp Nam → Sale → Sếp Nam đối soát	24h	Có	UZjRboet...
RET-02	Hoàn hàng từ KH về kho	Hoàn/Đổi	Sale	Sếp Nam → QL Kho → Sale	72h	Có	UZjRboet...
RET-03	Hoàn trả hàng cho NCC	Hoàn/Đổi	Sale/BP	Thu mua → NCC → Kế toán → Sếp Nam	96h	Có	UZjRboet...
GFT-01	Tặng quà tri ân KH	Quà tặng	Sale	Sếp Ly → Sếp Nam	48h	Không	UZjRboet...
COM-01	Base Message & Drive	Giao tiếp	Mọi người	Không duyệt nội bộ	-	Không	N/A

Ghi chú push ngược: Theo quy tắc đồng bộ giai đoạn hiện tại, luồng đẩy ngược dùng bảng KV Action Queue và điều kiện bắt buộc tại KiotViet_LarkBase_Automation_Workflow.md. Trong bảng tổng này cờ "Có" được giữ theo map SOP; một số luồng chỉ active khi workflow API tương ứng đã enable.

3) Quy ước triển khai chung cho mọi quy trình

State model bắt buộc

Mới tạo → người tạo khởi tạo record + đính kèm bắt buộc
Chờ duyệt → chuyển nhượng owner tiếp theo
Đang xử lý → xử lý nghiệp vụ + kiểm tra chứng từ
Hoàn thành → đóng luồng sau đối chiếu
Từ chối / Tạm dừng nếu lệch dữ liệu

Template cảnh báo SLA

Cảnh báo cảnh báo sớm: 0.8 × SLA (ví dụ 38.4h cho 48h).
Quá hạn: khi thoi_gian_xu_ly > SLA.
Thông điệp quá hạn dùng mẫu “Tin nhắn nhắc nhở quá hạn SLA”.

4) Chi tiết quy trình

FIN-01: Đối trừ công nợ KH (SLA 48h)

Input bắt buộc	Khách hàng, hóa đơn/giao dịch, số tiền đối trừ, lý do
Trigger	Tạo record mới trong LarkBase khi Sale phát sinh nhu cầu bù trừ.
Output Sync sang Base	`Công nợ KH`, `Phiếu kế toán KH`
Push KiotViet	Không đồng bộ trực tiếp tự động. Chỉ tạo action cần phê duyệt nếu ảnh hưởng `/orders` theo quy tắc ngoại lệ.
Cảnh báo SLA	*0.8SLA = 38.4h** (nhắc), quá hạn >48h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action	Thông báo
1→2	Mới tạo → Chờ Sếp Ly duyệt	Sale → Sếp Ly	Kiểm tra chứng từ đối chiếu KH, khóa thay đổi.	template FIN-01#1
2→3	Chờ Sếp Ly duyệt → Chờ Kế toán xử lý	Sếp Ly → Kế toán	Được phê duyệt, kế toán tạo bút toán bù trừ.	template FIN-01#2
3→4	Chờ Kế toán xử lý → Chờ Sale xác nhận	Kế toán → Sale	Kế toán cập nhật bút toán + ghi log trước/sau.	template FIN-01#3
4→Hoàn thành	Chờ Sale xác nhận → Hoàn thành	Sale	Sale kiểm tra số liệu, đối chiếu công nợ, xác nhận.	template FIN-01#4

Mẫu thông báo

📋 THÔNG BÁO DUYỆT: Đối trừ công nợ

👤 Người tạo: [Tên Sale]
🔖 Mã phiếu: [LYBYN-20260509-0001]
💰 Loại: [Công nợ KH / Công nợ NCC]
🏢 Đối tác: [Tên KH/NCC]
💵 Số tiền: [5.000.000đ]
📝 Lý do: [Mô tả ngắn]

📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

⏰ SLA: 48 giờ

✅ ĐÃ DUYỆT: Đối trừ công nợ [Mã phiếu]

👤 Sếp Ly đã duyệt yêu cầu đối trừ của [Tên Sale].
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

⚠️ Kế toán vui lòng xử lý bù trừ công nợ thực tế.

🔄 ĐANG XỬ LÝ: Đối trừ công nợ [Mã phiếu]

👤 Kế toán đã xử lý bù trừ công nợ.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

📌 Sale vui lòng kiểm tra lại số liệu và xác nhận hoàn tất.

✅ HOÀN THÀNH: Đối trừ công nợ [Mã phiếu]

👤 Sale [Tên] đã xác nhận hoàn tất.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

Phiếu đã được đóng luồng.

FIN-02: Trả thưởng KH (Bank/Tiền mặt) (SLA 72h)

Input bắt buộc	KH, danh sách SP, kỳ tính thưởng, mức thưởng, hình thức trả (bank/tiền mặt)
Trigger	Sale khởi tạo đề xuất thưởng.
Output Sync	`Công nợ KH`, `Sổ quỹ`, `Phiếu kế toán KH`
Push KiotViet	Không đẩy trực tiếp công nợ; áp dụng khi có lệnh update/balance theo workflow cho phép.
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 57.6h; quá hạn >72h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action	Thông báo
1→2	Sale tạo → Chờ Kế toán chi	Sale → Kế toán chi	Nhập lý do thưởng + bill/đính kèm dự kiến.	template FIN-02#1
2→3	Chờ Kế toán chi → Chờ Sếp Ly	Kế toán chi → Sếp Ly	Kiểm tra điều kiện thưởng.	template FIN-02#2
3→4	Chờ Sếp Ly → Chờ Sếp Nam	Sếp Ly → Sếp Nam	Phê duyệt lần cuối.	template FIN-02#3
4→5	Chờ Sếp Nam → Chờ Trợ lý Linh chi	Sếp Nam → TL Linh	Chuyển quyền chi tiền, gắn phương thức chi.	template FIN-02#4
5→6	Đã chi → Chờ Kế toán nhập quỹ	TL Linh → Kế toán	Upload bill/chứng từ và lock phiếu.	template FIN-02#5
6→Hoàn thành	Đối chiếu quỹ và đóng hồ sơ	Kế toán	Nhập quỹ + đối soát chéo.	Tự soạn

📋 THÔNG BÁO DUYỆT: Trả thưởng cho khách hàng

👤 Người tạo: [Tên Sale]
🔖 Mã phiếu: [LYBYN-20260509-0002]
🏢 Khách hàng: [Tên KH]
🎁 Sản phẩm thưởng: [Tên SP]
💰 Tổng tiền thưởng: [10.000.000đ]
💳 Hình thức: [Chuyển khoản / Tiền mặt]
📅 Kỳ tính thưởng: [Quý 1/2026]

📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

⏰ SLA: 72 giờ
📌 Kế toán chi vui lòng kiểm tra và duyệt.

✅ ĐÃ DUYỆT (Kế toán chi): Trả thưởng [Mã phiếu]

👤 Kế toán chi đã kiểm tra và duyệt yêu cầu.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

⏭️ Chuyển sang Sếp Ly phê duyệt.

✅ ĐÃ DUYỆT (Sếp Ly): Trả thưởng [Mã phiếu]

🔗 Link phiếu: [Link LarkBase]

⏭️ Chuyển sang Sếp Nam phê duyệt.

✅ ĐÃ DUYỆT (Sếp Nam): Trả thưởng [Mã phiếu]

📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

💳 Trợ lý Linh vui lòng thực hiện chi tiền.

💰 ĐÃ CHI TIỀN: Trả thưởng [Mã phiếu]

👤 Trợ lý Linh đã chi tiền.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

📊 Kế toán Quỹ/Chi vui lòng nhập quỹ và kiểm tra chéo.

✅ HOÀN THÀNH: Trả thưởng KH [Mã phiếu]

👤 Kế toán Quỹ đã hoàn tất đối soát.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

Phiếu Trả thưởng KH đã được đóng luồng.

FIN-03: Đề xuất chi tiêu công ty (SLA 24h)

Input bắt buộc	Mục đích chi, số tiền, STK thụ hưởng, phòng ban
Trigger	Nhân sự tạo đề xuất chi trong LarkBase.
Output Sync	`Đề xuất`, `Phiếu kế toán NCC`, `Sổ quỹ`
Push KiotViet	Không sinh phiếu hệ thống thanh toán trực tiếp; chỉ push nếu có action mapping tương ứng.
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 19.2h; quá hạn >24h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action
1→2	Mới tạo → Chờ Kế toán	Nhân sự → Kế toán	Nhập mục đích + dự trù + chứng từ đính kèm.
2→3	Chờ Kế toán → Chờ Sếp Ly	Kế toán → Sếp Ly	Thẩm định tính hợp lệ.
3→4	Chờ Sếp Ly → Hoàn thành	Sếp Ly → TL Linh/Kế toán	Phê duyệt cuối, chi tiền theo kế hoạch.

📋 THÔNG BÁO DUYỆT: Đề xuất chi tiêu

👤 Người tạo: [Tên NV]
🏢 Phòng ban: [Sale/Kho/Thu mua/Kế toán/HCNS]
🔖 Mã phiếu: [LYBYN-20260509-0003]
💵 Số tiền đề xuất: [2.000.000đ]
📝 Mục đích: [Mô tả ngắn]
🏦 STK thụ hưởng: [STK]

📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

⏰ SLA: 24 giờ (KHẨN CẤP)
📌 Kế toán vui lòng kiểm tra tính hợp lệ.

✅ ĐÃ DUYỆT (Kế toán): Đề xuất chi tiêu [Mã phiếu]

📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

⏭️ Sếp Ly phê duyệt cuối.

✅ HOÀN THÀNH: Đề xuất chi tiêu [Mã phiếu]

👤 TL Linh đã chuyển khoản và cập nhật chứng từ.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

Phiếu chi tiêu đã được đóng luồng.

Template bổ sung đã tự soạn cho bước hoàn thành khi cần ghi nhận chuyển khoản.

FIN-04: Xóa/Sửa phiếu kế toán (SLA 12h)

Input bắt buộc	Mã phiếu lỗi, lý do sửa/xóa, ảnh/chứng từ đối chiếu
Trigger	Kế toán tạo yêu cầu chỉnh sửa khi phát hiện sai sót.
Output Sync	`Phiếu kế toán KH`, `Phiếu kế toán NCC`
Push KiotViet	Không đẩy trực tiếp; chỉ tạo `KV Action Queue` nếu sửa đổi liên quan đến API tương ứng.
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 9.6h; quá hạn >12h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action
1→2	Mới tạo → Chờ Sếp Nam	Kế toán → Sếp Nam	Tạo y/c kỹ thuật, log trước/sau.
2→Hoàn thành	Đã xử lý kỹ thuật → Hoàn thành	Sếp Nam	Đóng phiếu sau khi sửa/xóa, ghi log đầy đủ.

🚨 THÔNG BÁO KHẨN CẤP: Xóa/Sửa phiếu kế toán

👤 Người tạo: [Tên Kế toán]
🔖 Mã phiếu: [LYBYN-20260509-0004]
📝 Loại yêu cầu: [Xóa phiếu / Sửa phiếu]
🔗 Mã phiếu cần xử lý: [KT-2026-0045]
⚠️ Lý do: [Nhầm thu/chi, sai mã KH, trùng hóa đơn...]

📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

⏰ SLA: 12 giờ (KHẨN CẤP)
📌 Sếp Nam vui lòng xử lý kỹ thuật.

✅ ĐÃ XỬ LÝ: Xóa/Sửa phiếu kế toán [Mã phiếu]

👤 Sếp Nam đã xử lý yêu cầu kỹ thuật.
🔗 Phiếu gốc: [Mã phiếu cần xử lý]
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

Phiếu đã được đóng luồng.

OPS-01: Xử lý đơn hàng tiêu chuẩn (SLA 24h)

Input bắt buộc	Mã đơn KiotViet, danh sách SP, địa chỉ giao, DVCV
Trigger	Sale lấy đơn từ KiotViet / tạo record trong Lark khi có đơn mới cần xử lý.
Output Sync	`Đơn hàng`, `Tồn kho`
Push KiotViet	Các thay đổi trạng thái giao/đóng gói không tự động đẩy ngược.
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 19.2h; quá hạn >24h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action	Đính kèm
1→2	Mới tạo → QL Kho tiếp nhận	Sale → QL Kho	In phiếu và chuẩn bị giao.	Ảnh kiện
2→3	QL Kho tiếp nhận → NV đóng gói	QL Kho → NV Kho	Nhặt hàng, đóng gói, ảnh kiện.	Ảnh kiện
3→4	Đóng gói xong → Vận chuyển	NV Kho → Shipper	Nhận hàng, chụp ảnh hàng gửi.	Ảnh kiện đã đóng
4→5	Đang vận chuyển → Chờ Sale xác nhận	Ship → Sale	Cập nhật trạng thái ship.	Bill vận chuyển
5→Hoàn thành	Sale xác nhận → Hoàn thành	Sale	Xác nhận giao thành công.	-

✅ HOÀN THÀNH: Đơn hàng [Mã đơn] đã giao thành công

👤 Sale đã xác nhận KH đã nhận đủ hàng.
📎 Link đơn hàng: [Link LarkBase]

Phiếu đã được đóng luồng.

Bước 5→Hoàn thành tự soạn để tránh bỏ sót trạng thái xác nhận KH.

OPS-02: Kiểm kê kho định kỳ (SLA 168h)

Input bắt buộc	Kế hoạch kiểm kho, danh sách khu vực/phiếu kiểm
Trigger	QL Kho tạo kế hoạch kiểm kê / tạo phiếu kiểm trong Lark.
Output Sync	`Kiểm kho`, `Tồn kho`
Push KiotViet	Không đẩy trực tiếp; khi cần chênh lệch kho mới sinh điều chỉnh mới theo quy trình cho phép.
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 134.4h; quá hạn >168h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action
1→2	Tạo phiếu → Thực địa kiểm kê	QL Kho → NV Kho	Phân công khu vực và checklist.
2→3	Kiểm kê xong → Chờ đối chiếu	NV Kho → QL Kho	Đối chiếu thực tế với hệ thống.
3→4	Chờ xử lý chênh lệch → Chờ duyệt	QL Kho → Kế toán/Sếp	Tách lệch, chốt phương án xử lý.
4→Hoàn thành	Chốt sai lệch → Hoàn thành	Kế toán/Sếp	Đóng kỳ kiểm, lock số liệu cuối.

🔍 CHỜ ĐỐI CHIẾU: Kiểm kê kho [Mã kiểm kê]

👤 NV Kho + VP đã hoàn tất kiểm kê thực tế.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

📌 QL Kho Sơn vui lòng đối chiếu KiotViet và ghi nhận chênh lệch.

⚠️ CHỜ DUYỆT KẾT LUẬN: Kiểm kê kho [Mã kiểm kê]

📊 Đề xuất chênh lệch đã được gom.
👤 Kế toán/Sếp phụ trách đã được ping duyệt.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

Số liệu kiểm kho đang chờ đóng sổ.

OPS-03: Chuyển hàng giữa các kho (SLA 48h)

Input bắt buộc	Tỉnh báo nhu cầu, mã hàng, SL chuyển, kho nguồn/kho đích
Trigger	Nhân sự Hải tạo đề xuất chuyển kho.
Output Sync	`Chuyển kho`, `Tồn kho`
Push KiotViet	Nếu cho phép, tạo `KV Action Queue` cho POST/PUT/DELETE /transfers.
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 38.4h; quá hạn >48h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action
1→2	Mới tạo → Chờ Thu mua duyệt	Nhân sự Hải → Thu mua	Kiểm tra nhu cầu, tồn, hợp lệ.
2→3	Đã duyệt → Chờ QL Kho thực thi	Thu mua → QL Kho	Thực hiện nhập/xuất và giao nhận giữa kho.
3→Hoàn thành	Kho xác nhận nhận/giao	QL Kho	Đóng phiếu khi nhận đủ.

✅ ĐÃ DUYỆT CHUYỂN KHO: [Mã chuyển]

👤 Thu mua đã duyệt yêu cầu chuyển kho.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

📌 QL Kho Sơn vui lòng xuất kho, vận chuyển và xác nhận kho đích nhận hàng.

✅ HOÀN THÀNH: Chuyển kho [Mã chuyển]

📦 Kho nguồn đã xuất hàng và kho đích đã xác nhận nhận hàng.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

Phiếu chuyển kho đã được đóng luồng.

OPS-04: Điều chỉnh giá nhập (SLA 48h)

Input bắt buộc	Mã SP, giá cũ, giá mới, chứng từ/nhận định
Trigger	Thu mua tạo yêu cầu điều chỉnh.
Output Sync	`Điều chỉnh giá nhập`, `Tồn kho`
Push KiotViet	Push có điều kiện qua KV Action Queue (POST/PUT /purchaseorders).
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 38.4h; quá hạn >48h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action
1→2	Mới tạo → Người nhập kiểm tra	Thu mua → NV nhập	Kiểm tra chứng từ, cập nhật tỷ giá.
2→3	Người nhập kiểm tra → Sếp Nam duyệt	NV nhập → Sếp Nam	Gửi ảnh/chứng từ xác minh.
3→4	Sếp Nam duyệt → Thu mua đối chiếu	Sếp Nam → Thu mua	Cập nhật giá.
4→Hoàn thành	Đối chiếu xong → Hoàn thành	Thu mua	Chốt giá và khóa luồng.

🔍 ĐÃ KIỂM TRA GIÁ NHẬP: [Mã điều chỉnh]

👤 Người nhập hàng đã kiểm tra tỷ giá và chứng từ.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

📌 Sếp Nam vui lòng duyệt và sửa giá nhập trên hệ thống.

OPS-05: Điều chỉnh giá vốn sản phẩm (SLA 48h)

Input bắt buộc	Mã SP, giá vốn mới, lý do, chứng từ
Trigger	Thu mua lập phiếu điều chỉnh giá vốn.
Output Sync	`Điều chỉnh giá vốn`
Push KiotViet	Luồng viết không phổ biến, ưu tiên dùng phiếu nhập/chỉnh sửa có phê duyệt.
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 38.4h; quá hạn >48h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action
1→2	Mới tạo → Người nhập kiểm tra	Thu mua → NV nhập	Đối chiếu mã SP, SL, chứng từ.
2→3	Người nhập kiểm tra → Thu mua đối chiếu	NV nhập → Thu mua	Gửi ảnh chụp xác nhận.
3→4	Thu mua đối chiếu → Chờ áp dụng	Thu mua → Kỹ thuật	Áp giá vốn mới sau duyệt.
4→Hoàn thành	Áp dụng xong → Hoàn thành	Thu mua	Khóa luồng, log version.

🔍 ĐÃ KIỂM TRA GIÁ VỐN: [Mã điều chỉnh]

👤 Người nhập hàng đã kiểm tra mã hàng và chứng từ.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

📌 Thu mua vui lòng đối chiếu giá vốn và gửi ảnh chụp xác nhận.

✅ ĐÃ ÁP DỤNG GIÁ VỐN MỚI: [Mã điều chỉnh]

💲 Giá vốn mới đã được cập nhật.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

Phiếu điều chỉnh giá vốn đã được đóng luồng.

RET-01: Hủy đơn hàng phát sinh (SLA 24h)

Input bắt buộc	Mã đơn hủy, mã đơn làm lại, lý do, có phải tháng cũ.
Trigger	Sale tạo record khi có đơn phát sinh cần hủy.
Output Sync	`Hủy đơn`, `Đơn hàng`
Push KiotViet	Có thể push hủy đơn qua `KV Action Queue` theo endpoint `DELETE /orders/{id}` sau duyệt Sếp.
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 19.2h; quá hạn >24h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action
1→2	Mới tạo → Chờ Sếp Nam duyệt	Sale → Sếp Nam	Thẩm tra lý do hủy.
2→3	Sếp Nam duyệt → Chờ Sale tạo đơn mới	Sếp Nam → Sale	Hủy trên hệ thống gốc.
3→4	Sale tạo đơn mới → Chờ Sếp Nam đối soát	Sale → Sếp Nam	Tạo đơn thay thế, liên kết mã cũ mới.
4→Hoàn thành	Đối soát xong → Hoàn thành	Sếp Nam	Đóng luồng theo chuẩn audit.

🔄 CHỜ SẾP NAM CHỐT: Hủy đơn [Mã đơn hủy]

👤 Sale đã tạo đơn thay thế mới: [Mã đơn làm lại]
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

📌 Sếp Nam vui lòng đối chiếu đơn hủy và đơn mới để đóng luồng.

RET-02: Hoàn hàng từ KH về kho (SLA 72h)

Input bắt buộc	Mã KH, danh sách SP, lý do, tình trạng hàng
Trigger	Sale tạo yêu cầu khi nhận ticket hoàn hàng.
Output Sync	`Hoàn hàng`, `Tồn kho`
Push KiotViet	Đối với return KH, push về KiotViet theo `KV Action Queue` khi có quyền và endpoint /returns được cho phép trong kiến trúc tương lai.
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 57.6h; quá hạn >72h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action
1→2	Mới tạo → Chờ Sếp Nam duyệt	Sale → Sếp Nam	Xác nhận lý do & loại hàng.
2→3	Chờ Sếp Nam → Kho nhận hàng	Sếp Nam → QL Kho	Bố trí nhận và chụp ảnh tình trạng.
3→4	Kho nhận xong → Sale xác nhận	Kho → Sale	Ghi nhận tình trạng, số lượng thực tế.
4→Hoàn thành	Sale xác nhận → Sếp Nam chốt	Sale → Sếp Nam	Đóng phiếu hoàn hàng, cập nhật tồn.

📦 ĐÃ NHẬN HÀNG HOÀN: [Mã hoàn]

👤 Kho đã tiếp nhận hàng hoàn về kho.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

📌 Sale vui lòng xác nhận hàng đã về đúng thông tin với khách hàng.

✅ HOÀN THÀNH: Hoàn hàng KH [Mã hoàn]

👤 Sếp Nam đã kiểm tra chéo và chốt phiếu hoàn hàng.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

Phiếu hoàn hàng từ khách hàng đã được đóng luồng.

RET-03: Hoàn trả hàng cho NCC (SLA 96h)

Input bắt buộc	Mã KH hoặc mã SPC, chứng từ lỗi/thừa, phương án xử lý
Trigger	Sale/BP tạo phiếu để xử lý hoàn trả NCC.
Output Sync	`Hoàn hàng`, `Công nợ NCC`
Push KiotViet	Push được phép qua `KV Action Queue` cho create/update/cancel purchase order sau phê duyệt.
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 76.8h; quá hạn >96h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action
1→2	Mới tạo → Chờ Thu mua xử lý	Sale/BP → Thu mua	Liên hệ NCC xác nhận nghiệp vụ.
2→3	Thu mua xử lý → Kế toán chốt công nợ	Thu mua → Kế toán	Đàm phán phương án xử lý.
3→4	Kế toán chốt công nợ → Sếp Nam duyệt đối soát	Kế toán → Sếp Nam	Đối chiếu số liệu.
4→Hoàn thành	Duyệt xong → Hoàn thành	Sếp Nam	Đóng luồng, log trạng thái push.

🚚 CHỜ NCC NHẬN HÀNG: [Mã hoàn NCC]

👤 Thu mua đã liên hệ NCC và thống nhất phương án xử lý.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

📌 Kế toán vui lòng theo dõi NCC xác nhận nhận hàng/khấu trừ.

✅ HOÀN THÀNH: Hoàn trả NCC [Mã hoàn NCC]

👤 Sếp Nam đã phê duyệt và đối soát cuối.
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

Phiếu hoàn trả NCC đã được đóng luồng.

GFT-01: Tặng quà tri ân KH (SLA 48h)

Input bắt buộc	Hồ sơ KH, danh sách quà, lý do tặng, địa chỉ nhận
Trigger	Sale tạo yêu cầu theo cú pháp ghi chú chuẩn.
Output Sync	`Quà tặng`, `Đơn hàng`
Push KiotViet	Không đẩy (trạng thái nội bộ quà tặng).
Cảnh báo SLA	0.8*SLA = 38.4h; quá hạn >48h.

Luồng trạng thái

Bước	Trạng thái	Owner	Action
1→2	Mới tạo → Chờ Sếp Ly duyệt	Sale → Sếp Ly	Kiểm tra danh mục quà theo chính sách.
2→3	Chờ Sếp Ly → Chờ Sếp Nam	Sếp Ly → Sếp Nam	Duyệt xuất quà.
3→Hoàn thành	Chờ Sếp Nam → Hoàn thành	Sếp Nam	Xác nhận xuất quà xong.

✅ ĐÃ DUYỆT (Sếp Ly): Tặng quà [Mã quà]
📎 Link phiếu: [Link LarkBase]

⏭️ Chuyển sang Sếp Nam phê duyệt xuất quà.

COM-01: Giao tiếp Base Message & Drive

Chuẩn nội bộ cho trao đổi file, chat, drive; không có luồng duyệt nội bộ. Không có push Operations.

Trigger: nhân viên cần trao đổi hồ sơ, ảnh, biên bản liên quan quy trình.
Output: liên kết Drive lưu tài liệu + record theo nhóm công việc.

5) Mapping nhanh KiotViet pull/push

Pull (đồng bộ tự động)

Đơn hàng, hóa đơn, công nợ KH.
Nhập hàng (KV Nhập hàng), chuyển kho (KV Chuyển kho), trả hàng (KV Trả hàng).
Webhook/Polling lên lịch; webhook không đủ thì sync theo lịch.

Push (Chỉ qua queue)

Tạo/cập nhật/xóa phiếu chuyển kho.
Tạo/cập nhật/xóa phiếu nhập.
Cập nhật/cân bằng đơn hàng.
Điều kiện bắt buộc: Cho phép đẩy KiotViet=true, Hành động KiotViet!=Không đẩy, payload hợp lệ, trạng thái Chờ đẩy.

6) Checklist triển khai trước khi chốt

STT	Hạng mục	Mục tiêu kiểm tra
1	Đầy đủ trạng thái	14 quy trình có status, owner, SLA, notify, quyền owner rõ ràng.
2	Ràng buộc đầu vào	Input bắt buộc, attachment bắt buộc, lý do/ghi chú bắt buộc cho các bước rủi ro.
3	Automation	Workflow chuyển trạng thái + audit log + timeout cảnh báo chạy ổn.
4	Notification	Tất cả template theo chuẩn; nơi thiếu thì đã tự soạn và gắn nhãn.
5	Push ngược	KV Action Queue và Sync Log có record cho các bước cho phép push.
6	Reporting	Có dashboard theo nhóm FIN/OPS/RET/GFT theo SLA, quá hạn, từ chối.

Khi triển khai thực tế nên thêm view/trigger riêng cho: quá hạn trước 0.8 SLA và quá hạn thực tế.

7) Tham chiếu mẫu thông báo đặc biệt

Nhắc quá hạn SLA

⚠️ NHẮC NHỞ: Phiếu [Mã phiếu] đã quá hạn SLA

📋 Quy trình: [Tên quy trình]
👤 Người tạo: [Tên]
⏰ SLA: [24/48/72/...] giờ
📅 Tạo lúc: [Ngày giờ]
🔗 Link: [Link LarkBase]

📌 Vui lòng xử lý ngay để không ảnh hưởng tiến độ công việc.

Từ chối

❌ ĐÃ TỪ CHỐI: [Tên quy trình] [Mã phiếu]

👤 Người từ chối: [Tên]
💬 Lý do: [Ghi chú từ chối]
🔗 Link: [Link LarkBase]

📌 Người tạo vui lòng chỉnh sửa và tạo lại phiếu nếu cần.